AI notuleren - Verbeter je notulen in 3 stappen!
Koen
Het is geen verrassing dat AI ook zijn weg heeft gevonden naar het notuleren. Met handige transcriptieprogramma’s en tools als ChatGPT is notuleren een stuk efficiënter geworden. Maar hoe werkt AI-notuleren precies? In dit blog ontdek je hoe jij al je vergaderingen en gesprekken eenvoudig vastlegt met AI.
De problemen met traditioneel notuleren
Heb je ook genoeg van het eeuwige gedoe rondom notuleren? Het is frustrerend, tijdrovend, en laten we eerlijk zijn, meestal niet eens zo accuraat.
Je herkent vast het proces. Voor een vergadering wijs je iemand aan om te notuleren. Die persoon moet niet alleen aantekeningen maken tijdens de vergadering, maar ook later nog eens alle notities uitwerken. Dit kost veel tijd.
Bovendien, als notulist moet je multitasken: actief luisteren, deelnemen aan de discussie en tegelijkertijd alles opschrijven. Dit maakt het foutgevoelig en zorgt dat je inbreng in het gesprek niet optimaal is.
Het gevolg? Matige notulen die leiden tot miscommunicatie, vertraging, ineffectiviteit en irritatie.
Al deze frustraties zijn bij ons op kantoor inmiddels verleden tijd. Ik leg je graag uit hoe we dat voor elkaar hebben gekregen.
De opkomst van AI in notuleren
Met de komst van AI-tools zoals ChatGPT en spraakherkenningssoftware is het notuleerproces aanzienlijk veranderd. Kunstmatige intelligentie kan zowel spraak omzetten naar tekst als bestaande teksten analyseren en bewerken. Deze voorheen bewerkelijke stappen voer je nu in een handomdraai uit.
Voor online meetings zijn er ook verschillende tools beschikbaar om automatisch te notuleren. Denk aan tools als MeetGeek, Otter.ai, of de ingebouwde transcriptiefunctie van Microsoft Teams. Deze integreren naadloos met je meeting software, waardoor je automatisch een transcriptie van je vergaderingen krijgt zonder extra inspanning.
Maar wat als je een fysieke meeting hebt? Dan moet je zelf aan de slag met een opname. Gelukkig is dit tegenwoordig eenvoudiger dan ooit. Laten we inzoomen op de precieze stappen van dit proces.
Zo notuleer je met AI
Stap 1: Vergadering opnemen met je telefoon
Een goede opname is essentieel voor AI-notuleren. Gebruik je telefoon of een recorder om de vergadering op te nemen. Zorg ervoor dat de opname duidelijk is, zonder storende achtergrondgeluiden.
Stap 2: Gesprek transcriberen met een AI-tool
Gebruik een spraakherkenningstool om de opname te uploaden en om te zetten in tekst. Bekende tools zijn de transcriptiefunctie van Microsoft 365 Word, Google’s Speech-to-Text, Whisper of online diensten zoals Notta of Speechtext. Deze tools gebruiken AI om spraak om te zetten in geschreven tekst.
Stap 3: Notulen genereren van de transcriptie
Met de transcriptie in hand gebruik je vervolgens een AI-tool zoals ChatGPT om gestructureerde notulen te maken. Zorg voor een goede prompt zodat de notulen de belangrijkste punten en actiepunten van het gesprek bevatten.
Onderstaande prompt biedt een goede basis voor het ontleden van een transcriptie:
Maak een samenvatting van de onderstaande transcriptie, waarin de belangrijkste besproken punten en conclusies worden opgenomen. Identificeer en noteer ook alle actiepunten, inclusief wie verantwoordelijk is voor elk actiepunt en de bijbehorende deadlines. Zorg ervoor dat de samenvatting beknopt en duidelijk is.
Tips voor effectief AI-notuleren
Geef duidelijke instructies aan de AI-tool: Hoe meer context en voorbeeldmateriaal je aan de tool geeft, hoe beter de output. Zorg ook voor een goede prompt voor het genereren van notulen, of maak een template voor nog meer consistentie.
Controleer en bewerk de notulen: Zorg ervoor dat je de gegenereerde notulen controleert en aanpast waar nodig. Werk je prompt bij als je merkt dat de notulen niet naar wens zijn.
Zorg voor consistentie: Leg je proces en instructies vast, zodat je de stappen makkelijker kunt herhalen. Deel deze kennis ook met je collega's zodat iedereen op dezelfde lijn zit.
De nadelen van losse AI-tools
Alhoewel je met deze stappen veel tijd bespaart, is het proces nog niet ideaal. Je bent afhankelijk van een combinatie van tools die ieder een oplossing bieden voor slechts een deel van het proces.
Je moet een losse opname maken, deze uploaden naar een AI-tool voor transcriptie en vervolgens een andere tool gebruiken om de transcriptie om te zetten in notulen. Vervolgens moet je de notulen mailen of delen op de gewenste plek. Dit kost nog steeds tijd en is foutgevoelig.
Bovendien blijft de kwaliteit van de notulen afhankelijk van de persoon die deze stappen uitvoert. Ja, er zijn cursussen om iedereen de nodige kennis en middelen te geven om deze stappen te beheersen, maar dat is bewerkelijk en kostbaar.
Dat kan anders dachten we bij Linku.
Notizy: de alles-in-één oplossing
Al snel het idee van een 'notuleerapp' uit de hoge hoed. Notizy combineert alle losse stappen in één gebruiksvriendelijke app. Met Notizy neem je vergaderingen op met je telefoon of kies je een bestaande opname. Vervolgens doet de app de rest.
Het maakt automatisch een transcriptie van het gesprek en verwerkt deze tekst zoals jij dat wilt. Of je nu gedetailleerde notulen, heldere samenvattingen of specifieke rapportages wilt, Notizy doet het allemaal.
Vervolgens deel je de notulen eenvoudig met de juiste personen en de gewenste kanalen.
Altijd perfecte notulen
Notizy bespaart je niet alleen veel tijd, maar stroomlijnt ook het hele notuleerproces in je organisatie. Je automatiseert het notuleren. Geen gedoe meer met losse tools en modellen zoals ChatGPT. De app zorgt ervoor dat je altijd nauwkeurige en volledige notulen hebt, zonder dat je zelf hoeft te schrijven of te typen.
Dit is niet alleen handig, maar ook essentieel voor de betrouwbaarheid en consistentie van je vergaderdocumentatie.
Het hele gedoe rondom notuleren is plotseling vervangen met een paar tikken op je telefoon. Ontdek zelf hoe makkelijk het is:
AI-notuleren zonder gedoe
Bij Linku genieten we nu al van notulen zonder gedoe. Van kleine gesprekjes en interne monologen tot grote meetings, Notizy luistert en noteert wanneer jij dat wilt.
Ben je ook klaar om Notizy te ontdekken? Momenteel is de app nog in volle ontwikkeling, maar we nemen je graag mee in dit proces. Zo maken we de app die werkt voor jou.
Doe mee met onze pilot en ervaar hoe Notizy jouw werk kan transformeren. Maak notuleren verleden tijd.
