Notuleren met ChatGPT? - Start met deze prompt
Koen
Notuleren. Voor velen een noodzakelijk kwaad: tijdrovend, foutgevoelig, irritant. Maar wat als je die taak deels kunt uitbesteden aan AI?
Je denkt vast: hoe zet ik ChatGPT hiervoor slim in? Begrijp ik.
In dit blog laat ik je stap voor stap zien hoe je ChatGPT inzet om notulen te maken: sneller, consistenter en overzichtelijker dan wanneer je het helemaal zelf doet. Met slimme prompts, handige tips en tools die het proces nog soepeler maken. Zo maak je van een noodzakelijk kwaad een gemakkelijke, waardevolle werkwijze.
Waarom notuleren met ChatGPT?
ChatGPT is geen magische ''notuleerrobot''. Je moet zelf sturen met de juiste prompt. Doe je dat goed, dan kun je er wel veel mee:
Structureren van notities: van losse aantekeningen naar een helder verslag.
Samenvatten van gesprekken: de essentie voorop, al het ruis weg.
Formuleren van actiepunten: duidelijk, to-the-point en met verantwoordelijke(n).
Verbeteren van taal en stijl: professionele, consistente toon, of misschien wel in spreektaal.
Laten we kijken hoe dit eruitziet.
In 3 stappen naar krachtige notulen met ChatGPT
1. Neem de vergadering op
Gebruik je smartphone, een dictafoon of de opnamefunctie van je vergadersoftware (zoals Microsoft Teams). Zorg voor duidelijke audio en vraag vooraf toestemming aan de deelnemers.
2. Laat AI de opname transcriberen
Tools zoals Otter.ai, Whisper of de transcriptiefunctie in Microsoft Word zetten spraak om in tekst. Deze transcriptie vormt de basis voor ChatGPT.
3. Gebruik ChatGPT voor notuleren
Voer de transcriptie in ChatGPT in. Dit kan door de tekst te kopiëren en plakken, of het uploaden van een Word-document of PDF-bestand. Voer vervolgens een logische prompt in die de transcriptie omzet naar een verslag. Bijvoorbeeld:
"Maak een samenvatting van onderstaande transcriptie, met de belangrijkste besproken punten, conclusies en actiepunten."
Pas de prompt aan op je behoeften en let op de output. Is het te vaag of te uitgebreid? Stuur bij met aanvullende instructies. Denk aan:
Detailniveau – Wil je een snelle samenvatting of een uitgebreide weergave inclusief context?
“Houd het kort en to-the-point” of juist “Geef alle besproken details weer, inclusief nuance.”Taal en toon – Moet het toegankelijk zijn voor iedereen (B1) of juist formeel en beleidsmatig (C1)?
“Schrijf op B1-niveau, actief en helder.” of “Gebruik een formele, zakelijke toon op C1-niveau.”Structuur – Wil je losse bullets, paragrafen per agendapunt of een vaste opbouw?
“Vat per agendapunt samen in: onderwerp, besluit, actiepunt.” of “Gebruik een standaardopbouw: inleiding – besproken punten – actiepunten.”Actiepunten – Moeten die los getoond worden? Met verantwoordelijke en deadline?
“Lijst met actiepunten, inclusief wie wat doet en wanneer. Geef aan bij welke actiepunten dit nog onduidelijk is.”
Tips voor effectief notuleren met ChatGPT
Wees specifiek in je prompts: duidelijke instructies leveren betere resultaten op.
Controleer de output: AI is krachtig, maar niet foutloos. Bovendien vragen verschillende meetings om verschillende soorten notulen. Lees altijd na en corrigeer waar nodig.
Gebruik sjablonen: een vast format zorgt voor consistentie en bespaart tijd. Vooral wanneer je deze deelt met je collega's.
Anonimiseer gevoelige informatie: zeker bij vertrouwelijke vergaderingen is dit cruciaal. Haal gevoelige informatie uit je transcriptie voordat je deze in ChatGPT zet. Anders weet je niet waar deze terechtkomt.
De grenzen van ChatGPT en losse tools
Hoewel ChatGPT veel werk uit handen neemt, zijn er beperkingen:
Geen automatische opname of transcriptie: je moet zelf zorgen voor de input.
Geen integratie met je systemen: de gegenereerde notulen moet je handmatig delen of opslaan.
Afhankelijk van je eigen prompts en controle: de kwaliteit hangt af van jouw input en beoordeling.
Voor organisaties die regelmatig vergaderen, kan dit omslachtig zijn. Daarom is een geïntegreerde oplossing zoals Notizy het overwegen waard.
Notizy combineert opname, transcriptie, samenvatting en distributie in één app. Je neemt de vergadering op en Notizy doet de rest, online én offline. Je hoeft dus niet meer te schakelen tussen verschillende tools en alle data blijft veilig in één systeem.
Slimmer notuleren
Notuleren met ChatGPT is een slimme stap richting efficiënter werken. Met de juiste aanpak en tools kun je tijd besparen en de kwaliteit van je notulen verbeteren. Voor af-en-toe gebruik is ChatGPT ideaal. Voor frequente vergaderingen biedt een oplossing als Notizy dat extra gemak en professionaliteit.
Benieuwd naar Notizy? Bezoek notizy.nl en ontdek hoe deze tool jouw notuleerproces kan transformeren.
